2. Datenerfassung (Prozess und Erläuterungen)
Event steht bevor
Der Prozess wird durch ein unmittelbar bevorstehendes Event (Kongress / Tagung) ausgelöst.
Teilnehmerdaten übermitteln
Der PCO übermittelt die Daten ca. einen Tag vor Event über eine SSL-Verbindung an LogSys. Die Daten werden in eine SQL-Datenbank auf einem Server von 1&1 Internet SE gespeichert.
Folgende Daten werden übermittelt:
- Anrede und Titel
- Vor- und Nachname
- ggf. E-Mail Adresse
- ggf. Fortbildungsnummer
- Buchungsart und ggf. Seminar / Kursbuchungen
Die Daten sind für die Bescheinigung, die Kommunikation und die Punktemeldung relevant.
Anwesenheit(en) ergänzen
Während des Events werden zu den personenbezogenen Daten Zeitstempel hinterlegt. Dies geschied durch Scannen eines Barcodes auf dem Namenschild der Teilnehmer. Übermittelt wird hierbei ausschließlich eine anonyme Identifikationsnummer.
Fortbildungsnummer ergänzen
Hat ein Teilnehmer eine Fortbildungsnummer, die noch nicht im System hinterlegt ist, wird die Nummer von geschultem Personal im System ergänzt. Dabei werden die personenbezogenen Daten über eine SSL-Verbindung übermittelt und dem Personal sichtbar gemacht. Die Personenbezogenen Daten müssen übermittelt werden, um eine richtige Zuordnung der Fortbildungsnummer zu gewährleisten.
Finale Teilnehmerdaten übermitteln
Siehe "Teilnehmerdaten übermitteln"
E-Mail mit Downloadinfo versenden
An die Anwesenden Teilnehmer mit hinterlegter E-Mailadresse wird eine einmalige E-Mail mit Informationen zum Download versendet.
Downloadphase I
Für statistische Auswertungen wird über die ID zugeordnet, welche Art der Bescheinigung zu welcher Zeit abgerufen wird. Die Phase dauert mindestens zwei und maximal 4 Wochen an. Während dieser Phase können die Teilnehmer noch ihre Fortbildungsnummer übermitteln, die wie im Schritt "Fortbildungsnummer ergänzen" im System hinterlegt wird. Die Übermittlung der Fortbildungsnummer geschieht dabei aktiv durch den Teilnehmer über ein Web-Formular (SSL verschlüsselt) per E-Mail an LogSys oder telefonisch.
Fortbildungspunkte melden
Für die Teilnehmer mit Fortbildungsnummer und Anwesenheit zu zertifizierten Veranstaltungen werden die Fortbildungspunkte an die Zertifizierungsstellen gemeldet. Hierbei wird lediglich die Fortbildungsnummer über eine SSL-Verbindung übermittelt.
E-Maildaten löschen
Nach erfolgter Punktemeldung werden die E-Mailadressen gelöscht. Sie bleiben bis zu diesem Zeitpunkt gespeichert, um den Teilnehmer bei nicht erfolgreicher Punktemeldung (wenn z.B. die Fortbildungsnummer der Zertifizierungstelle nicht bekannt sein sollte) darüber informieren zu können.
Downloadphase II
Personenbezogene Daten bleiben während dieser Phase in der Datenbank gespeichert, um das Erstellen von Bescheinigungen zu ermöglichen. Die Phase endet zwei Jahre nach Event.
Personendaten löschen
Alle personenbezogenen Daten werden aus der Datenbank entfernt. Gespeichert bleiben nur die anonyme Identifikationsnummer sowie die Anwesenheiten zu der Nummer. Dies ist notwendig, um eine Bescheinigung zu einem späteren Zeitpunkt noch erstellen zu können. Hierzu ist jedoch die Angabe der Identifikationsnummer sowie der notwendigen personenbezogenen Daten durch den Teilnehmer erforderlich. |
