Überlegungen zur Integration von LogSys in Ihre bestehende Softwareumgebung und Arbeitsabläufe sind der erste Schritt, um das Potential von LogSys bestmöglich auszuschöpfen.

Hintergrund ist die Schnittstelle zu Ihrer Event Management Software, mit der Sie Ihre Teilnehmerdaten abbilden.

Prinzipiell bieten sich 6 verschiedene Lösungen, von denen Eine für Ihre Bedürfnisse die richtige Wahl ist.

Die Möglichkeiten reichen dabei von einem Datenexport über einen Datenbankzugriff bis hin zu einer Komplettlösung über LogSys.

Bevor Sie sich jedoch zu sehr in die Materie vertiefen, beraten wir Sie gern persönlich zur bestmöglichen Schnittstelle für Ihre Veranstaltungen.

Die 6 Lösungen sind aufsteigend nach Komplexität der Einbindung in Ihre
bestehende Softwarelandschaft und die gewohnten Arbeitsabläufe folgende:

1. Schnittstelle über Datenexport nach Veranstaltungsende (nur PDF Modul)

2. Datenexport und manuelle Schnittstelle (nur für kleine Events)

3. Schnittstelle über Datenbankzugriff zu Ihrem Event Management Tool

4. Schnittstelle über Barcode auf Eintrittskarte

5. Vorortregistrierung über LogSys

6. Registrierung komplett über LogSys

Das „PDF-Modul“ ermöglicht Ihren Teilnehmern nach der Veranstaltung ihre Bescheinigung im PDF Format herunterzuladen. Dieses Modul ist separat verfügbar und dadurch schon für kleine Veranstaltungen ab 100 Teilnehmer wirtschaftlich.
Möchten Sie ausschließlich von der LogSys Downloadoption der Zertifikate profitieren und ist der früheste Zeitpunkt der Downloadmöglichkeit nach Ende der Veranstaltung, so genügt ein einfacher Datenexport Ihrer Teilnehmer- und Anwesenheitsdaten. Eine Exportvorlage, beispielsweise im Excel-Format, gibt Ihnen vorab Auskunft über die notwendige Datenstruktur des Exportes. Ihre Event-Management-Software sollte den Export der relevanten demografischen Daten wie akademischer Titel, Name, und Herkunftsort unterstützen. Nutzen Sie die Software auch zur Anwesenheitserfassung, müssen diese Daten ebenfalls aus dem System zu exportieren sein. Sollten Sie zur Erfassung mit Unterschriftenlisten arbeiten, müssen diese Listen zunächst digitalisiert werden, bevor ein Download der Zertifikate für die Teilnehmer angeboten werden kann.

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2. Datenexport und manuelle Schnittstelle (für kleine für Events)

Möchten Sie neben dem PDF-Download auch die Erfassung der Anwesenheit Ihrer Teilnehmer über LogSys abbilden, müssen Sie Ihren Teilnehmern meist die Möglichkeit anbieten, die Bescheinigung auch Vorort als Ausdruck zu erhalten. Dieser Ausdruck stammt dann aus dem LogSys und vereint die demografischen Daten des Teilnehmers mit dessen Anwesenheit. Hierfür muss LogSys relevante Daten all Ihrer Teilnehmer „kennen“. In dieser Schnittstellen - Variante werden die vor dem Veranstaltungsbeginn angemeldeten Teilnehmerdaten aus Ihrer Eventmanagement-Software exportiert und in LogSys importiert. Bei manchen Veranstaltungen gibt es wenig oder sogar keine Anmeldungen Vorort. Für solche Events ist diese Lösung geeignet. Die wenigen Neuanmeldungen, die sich nach dem Datentransfer zwischen den Systemen ergeben, können manuell ins LogSys eingepflegt werden.

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Diese Schnittstelle stellt die professionellste Lösung bei gleichzeitig geringster Anpassung Ihrer Arbeitsprozesse dar. Hier greift LogSys (ggf. nur lesend) direkt auf die Teilnehmerdaten Ihrer Management Software zu und ergänzt die demografischen Daten mit denen der elektronisch erfassten Anwesenheiten.
Der Datenbankzugriff ist im Allgemeinen bei den weit verbreiteten Onlinesystemen relativ unkompliziert umsetzbar. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass der Softwareanbieter, sofern die Datenbank in seiner Obhut liegt, den Zugriff eines externen Systems erlaubt.

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Diese Umsetzung des Datenaustauschs ist in erster Linie für Systeme geeignet, die einen direkten Datenbankzugriff nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand erlauben. Ihr Eventmanagement System muss für diese Schnittstelle den Druck von konfigurierbaren Barcodes auf die Eintrittskarten unterstützen. Neben der Teilnehmer-ID müssen demografische Daten über den Barcode übertragbar sein (2Ds Barcodes). Soll LogSys zudem zur Zugangskontrolle eingesetzt werden, müssen Buchungsdaten im Barcode hinterlegbar sein. Professionelle Eventmanagement-Systeme bieten diese Möglichkeiten. Die Barcodeschnittstelle wurde bereits bei Kongressen mit mehr als 10.000 Teilnehmern erfolgreich eingesetzt.

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Problematisch sind, wie erwähnt, Teilnehmer die sich erst während der Veranstaltung in das System einspielen (Vorortanmeldungen). Eine bewährte Lösung der Schnittstellenproblematik ist der Wechsel des kompletten Systems für die Dauer der Veranstaltung. Hierzu werden alle relevanten Teilnehmer und Buchungsdaten vor Beginn in das LogSys übertragen. Mithilfe des zusätzlichen LogSys Registrierungstools werden alle Vorgänge während der Veranstaltung abgebildet. Die Schnittstellenproblematik wird also nicht nur gemanagt, sondern eliminiert. Allerdings bedarf es einer erweiterten Schulung Ihres Personals im Umgang mit der LogSys Registrierungssoftware, die sich aber sehr einfach und intuitiv bedienen lässt. Nach der Veranstaltung werden die Daten zurück in Ihr System gespielt.

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Ergänzend zum Anwesenheitsmanagement als Kernkompetenz, liefert Ihnen das Zusatzmodul  LogSys EM (LogSys EventManager) den vollen Funktionsumfang einer professionellen Eventmanagement Software. Neben einer äußerst flexiblen Onlineregistrierung mit elektronischer Zahlungsabwicklung bietet Ihnen LogSys EM moderne Werkzeuge zur Referenten- und Programmkoordination sowie zum Ausstellermanagement. Durch eine detaillierte Anpassung und Weiterentwicklung der Software auf Ihre speziellen Bedürfnisse, erschließt Ihnen LogSys EM bedeutende Effizienzvorteile in nahezu allen Bereichen der Veranstaltungsplanung. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf, wenn Sie mehr über die Komplettlösung erfahren möchten.

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